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3 de fevereiro de 2018

Entenda o que é mapeamento de processos

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Uma empresa não é formada apenas por colaboradores que desempenham seus trabalhos e por produtos ou serviços que entregam aos clientes. Ela é formada também pelos sistemas que a organizam, e, nesse cenário, é necessário saber o que é mapeamento de processos e qual é a sua importância no universo gerencial.

O mapeamento de processos é uma ferramenta que atua para promover a melhoria da comunicação na empresa, otimizar os procedimentos internos e aperfeiçoar as práticas diárias e metodologias empregadas na execução de tarefas. 

Age também na identificação de possíveis erros ou situações que necessitam ser alteradas e na documentação de todas essas informações de maneira coesa e organizada, para que elas sirvam como diretrizes para o desenvolvimento do trabalho, atingimento de objetivos e eficácia das operações.

Quer saber um pouco mais sobre as principais aplicações do mapeamento de processos? Confira os tópicos que listamos abaixo!

Padronização de processos

Uma das principais vantagens em entender o que é mapeamento de processos e conseguir fazê-lo dentro da empresa é atingir a padronização.

Além de estabelecer diretrizes e metodologias práticas para o desenvolvimento dos trabalhos, a padronização confere mais segurança ao processo produtivo, reduz as chances de erros e falhas, minimiza imprevistos e assegura a eficiência das tarefas.

Controle da produtividade

Quanto maior for o controle do gestor sobre as atividades, mais eficientes serão os processos. O mapeamento permite a identificação dos pontos fortes e fracos durante o desempenho das tarefas e garante ainda que colaboradores consigam desempenhá-las de maneira simplificada e otimizada.

Com isso, o gestor consegue prever resultados de maneira efetiva e fazer um acompanhamento das etapas, o que permite mais controle da produtividade.  

Identificação de gargalos

A análise detalhada e completa dos processos internos, feita durante o mapeamento, permite a identificação de gargalos. Com base no resultado desse estudo, é possível entender os motivos pelos quais, mesmo possuindo grande capacidade produtiva e colaboradores competentes, muitas vezes os resultados obtidos pela empresa estão aquém dos esperados.

Após essa identificação, é possível tomar medidas para corrigir as falhas e, com isso, crescer de maneira saudável, otimizar os processos, garantir maior produtividade e lucro.

Entendendo o que é mapeamento de processos e seus benefícios, é necessário saber como desenvolvê-lo de maneira eficiente:

O primeiro passo é definir quem são os profissionais-chave indicados para atuarem no mapeamento. São eles quem mantêm o andamento do fluxo de trabalho e podem auxiliar nessa etapa.

Em seguida, é importante identificar e listar todos os processos vigentes na empresa, para, logo após, avaliá-los elucidando pontos positivos que devem ser mantidos, problemas que precisam ser corrigidos e melhorias que devem ser implementadas no futuro.

Com a definição dos novos processos, é necessário estabelecer prioridades e apostar na automação para garantir a otimização do fluxo de trabalho. Utilizar softwares que substituem trabalhos manuais é importante para permitir a utilização do capital intelectual em tarefas diferenciadas, economizar tempo e aumentar a produtividade garantindo.

Por fim, é necessário estabelecer indicadores e fazer monitoramento e avaliações constantes dos processos, de acordo com o mapeamento, para ter a certeza de que as tarefas são desempenhadas da maneira que precisam para o crescimento da empresa.

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